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 La communication événementielle

Un roman d'Arnauld du Moulin, paru au édition Démos, 2003

  • kurumae
  • Dimanche 22/04/2007
  • 14:46
  • Version imprimable
 

I. Par où commencer

La communication évènementielle commence par des bons préliminaires. Il faut avant tous se proposer un but. Voulez-vous informer, faire parler de vous ou vous imposer dans votre profession entant que communicateur et vous créer ainsi un réseau. Mais il ne faut pas créer un évènement sans penser aux conséquences positives ou négatives. Un salon ou une convention, permet à l’entreprise d’avoir une relation plus directe avec son environnement et de promouvoir son image et ses clients. Cependant, afin que cette rencontre se passe pour le mieux, il est nécessaire de prendre en compte les risques liés aux publics, à la société et de forces majeures. Tout comme il est nécessaire de poser ses objectifs, il est primordial de cibler un public, qu’il soit interne ou externe, et d’en définir le nombre. Il faut connaitre son public de façon collective et individuelle pour bien le cerner. Enfin,  Pour un public donné, une formule évènementielle est spécifique. Pour les clients, les prospects ou les adhérents, une conférence, un colloque ou un petit-déjeuner serons les plus adaptés. Pour les journalistes, la conférence de presse est de mise. Vos collaborateurs s’attendent plutôt à une convention. Tandis que la réunion d’information ou une assemblée générale se prêtent plus pour des actionnaires. Après avoir choisi la bonne formule, il vous faut encore sélectionner le lieu et effectuer quelques modalités.
Pour organiser votre évènement, il vous faudra du temps et de l’argent. Afin de contrôler au maximum votre budget, il faut évaluer le coût de la salle, la restauration, et prévoir les documents à remettre aux visiteurs, le support audiovisuel et le logiciel de gestion. Il est important de planifier vos démarches deux à trois mois avant votre évènement.
De plus, vous vous en doutez, si vous n’annoncez pas votre évènement, il n’intéressera personne. Il est impératif de la mettre en valeur grâce à un titre, une affiche et en sélectionnant les bons moyens de communication. Votre carton d’invitation doit particulièrement être soigné et comporter toutes les mentions obligatoires. Des logiciels de gestion d’évènements vous faciliterons la tâche.
Vous l’aurez deviné, après les préparatifs, vous devez faire une mise au point de votre équipement  et de vos équipe. Votre salle doit disposer d’une estrade dans sa largeur et d’un lutrin, une table ronde ou classique pour son intervenant. Vous devait veuillez aussi au confort en dosant le chauffage et la luminosité. Il n’est pas nécessaire de vous rappeler que la sécurité de vos visiteurs et de vos employés vous incombe. De plus, une dernière vérification augmentera vos chances de succès.

II. Les feux de l’arène

Une rencontre peut se vivre de deux façons : soit vous êtes l’intervenant principal, soit vous ne l’êtes pas.
Si vous être le présentateur, il vous faudra accueillir le conférencier et les visiteurs. Lors de la conférence, ce sera à vous d’introduire le conférencier et rappeler le thème de la conférence. Faites bien attention à ne pas monopoliser l’attention.
Après avoir accueilli les convives, vous devez diriger le débat pendant la conférence. L’écoute et l’observation du public vous donnera de précieuses informations. Il est important de faire parler tous le monde, même les plus timide, et de freiner les plus parleur. Une conférence doit toujours tenir ses délais et finir par les remerciements et la date de la prochaine réunion.
Si vous êtes l’intervenant, votre première mission sera de vaincre votre stress. Il est souhaitable de paraître confient devant un public. Vous devrez veiller à votre présentation devant les invités, car votre auditoire vous aura jugé des le premier coup d’œil. De plus, dès les premières paroles, il est impératif d’accrocher le public et de marquer votre intérêt pour celui-ci grâce à votre regard. Ce contact avec l’oratoire doit être gardé tout au long de votre discours.

III. La parole, l’écrit, l’image : le triangle d’or

Si le message ne repose que sur la parole, il risque d’être oublié. C’est pourquoi, l’écrit à pour but de fixer ce qui est dit, de préciser certaines données et de permettre de garder une trace tangible. Tandis que l’image tente d’illustrer ce qui est dit, de le rendre plus frappant pour l’intelligence ou la sensibilité.

IV. Après la bataille

Gérer un évènement ne s’arrête pas après l’intervention de l’orateur. Il y a encore tout un travail en back office qu’il ne faut pas négliger. Il est stratégiquement important d’organiser une réception afin que les personnes présentes puissent nouer des contacts. Cela facilite aussi la clôture de la conférence. De plus, il convient de donner suite en remerciant l’intervenant dès le soir même ou le lendemain au plus tard pour sa prestation, ainsi que lui transmettre les retombés médiatique de l’évènement. Il faut aussi s’assurer des retombés en interne et vérifier le contenu des articles de presse.
Tout évènement doit garder une trace dans l’entreprise afin de le renouveler plus facilement ultérieurement. Il est préférable de conserver le conducteur, l’enregistrement, les photos et le compte rendu.
Il sera judicieux de diffuser les détails de la conférence sur Internet et Intranet, ainsi que de réaliser une brochure à adressé à toutes les personnes de la profession, intéressées par le sujet.
Enfin, il est important de prendre le temps d’analyser le mauvais ou le bon déroulement de l’évènement. Cette évaluation peut être possible et facilité grâce à une prise de note durant l’évènement, une grille d’évaluation et des questionnaires.

Critique personnel de Kurumae

C’est le livre de chevet de n’importe quel communiquant. Facile d’approche et bien détaillé, c’est une véritable méthodologie pour la communication évènementielle. Les exemples et conseils de l’auteur sont très précieux.

Kurumae

Mise à jour

  • 10/06/2009